A sua empresa já conhece o FGTS digital? Trata-se de uma funcionalidade que tem o objetivo de facilitar e simplificar o recolhimento do FGTS, para incentivar a desburocratização e a melhoria do ambiente de negócios no Brasil.

A novidade foi anunciada em maio pelo Governo Federal e será implementada este ano. Trata-se de mais um avanço em meio a tantas novidades no contexto de automatização do setor de RH, com foco em tornar a área mais estratégica para as empresas.

Para o Departamento Pessoal, responsável por lidar com o benefício, esse novo sistema vai agilizar a rotina, tornando mais rápido todo o processo de recolhimento do FGTS, o que traz diversos impactos positivos para as próprias empresas e também para o trabalhador.

Neste artigo, o Tangerino – controle de ponto digital traz todas as informações sobre o FGTS digital, incluindo os serviços que estarão disponíveis quando o sistema estiver no ar, as vantagens desse sistema e a melhor maneira do RH e o DP se adequarem a ele. Confira!

O que é FGTS digital?

Você já conhece o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço – FGTS, que foi criado em 1966, pelo governo federal. Ele foi elaborado com o objetivo de resguardar o trabalhador que foi demitido de uma empresa sem justa causa. 

Trabalhadores brasileiros que possuem contrato de trabalho baseado na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) têm direito a esse benefício.

Porém, ao longo desses anos, o FGTS passou por algumas mudanças significativas para se adequar às demandas e evoluções do mercado.

A mais recente é a criação do FGTS digital, um grupo de sistemas integrados que propõem desburocratizar e aperfeiçoar o recolhimento dos recursos devidos ao fundo, garantindo a prestação de serviços digitais às empresas e trabalhadores. 

O lançamento do portal FGTS digital foi feito no dia 4 de maio de 2022, por meio do Ministério do Trabalho e Previdência – MTP.

Nesse portal, estão disponíveis os principais benefícios e facilidades do FGTS digital como emissão de guias, consulta de extratos de pagamentos e conferência de débitos em aberto.

Além disso, é possível também ter acesso a notícias relacionadas ao FGTS, perguntas e respostas frequentes, legislação sobre o assunto, dentre outras informações e funcionalidades.

De acordo com o MTPS, o FGTS digital vai ajudar as empresas a reduzirem o tempo despendido no recolhimento do FGTS. Para isso, será utilizada a base de dados do eSocial.

Dessa forma, os débitos já serão individualizados desde a origem, sendo o CPF um dos documentos mais importantes para identificação do trabalhador.

Para se ter uma ideia, o governo federal realizou estudos que indicam uma redução de cerca de 36 horas por mês no tempo gasto somente com o recolhimento do FGTS. 

Assim, esse tempo poderá ser destinado ao planejamento e melhoria dos processos da área. 

É importante deixar claro, desde já, que essa novidade foi criada para beneficiar e auxiliar nas rotinas do Departamento Pessoal, que é responsável pelo pagamento do FGTS na empresa. 

Mas há também uma importante vantagem para os empregados: haverá a garantia de que os valores recolhidos de FGTS serão, de fato, depositados em suas contas.

Além disso, o MTP esclarece que há também a proposta de melhorar o ambiente de negócios, diminuindo o chamado “custo Brasil”.

Esse termo é usado para designar as dificuldades estruturais, relacionadas a questões trabalhistas, burocráticas e econômicas que são consideradas empecilhos para o crescimento nacional.

Quais são os serviços disponíveis?

Dentro do portal do FGTS digital, o usuário vai se deparar com diversos serviços que são de interesse do Departamento Pessoal:

• Consulta e individualização de extratos de pagamentos realizados;
• Pagamentos via sistema PIX;
• Conferência de débitos em aberto;
• Emissão de guias de recolhimentos rápidas e/ou personalizadas;
• Pagamento de multas indenizatória a partir das remunerações devidas de todo o período trabalhado;
• Notícias recentes sobre o FGTS;
• Canais de contato;
• Legislações;
• Perguntas e respostas frequentes.

De acordo com o Ministério do Trabalho e Previdência Social, a partir da utilização do serviço e com o surgimento de novas demandas, podem ser feitas melhorias no portal, sendo acrescentados outros serviços, funcionalidades e ferramentas.

Além disso, é importante ainda citar a escolha do PIX, mecanismo de pagamento instantâneo, que foi definido como ferramenta de pagamento do FGTS.

O governo federal avalia que a possibilidade de se realizar o pagamento via PIX  irá trazer ganhos de confiabilidade, agilidade e facilidade, otimizando o processo de individualização na conta do trabalhador. 

Quando o FGTS digital estará disponível?

De acordo com o governo federal, a data de implantação do FGTS digital ainda será divulgada, no entanto, o desenvolvimento do sistema está em ritmo acelerado.

Está disponível, inclusive, um cronograma de implantação do FGTS digital, que pode ser acompanhado pelas empresas. 

É importante ressaltar, ainda, que as empresas terão um prazo para se adequarem à nova forma de recolher o FGTS. 

No momento em que a data de implantação do FGTS digital for anunciada, os empregadores terão um prazo de cerca de seis meses para ajustar seus processos internos e entender como é o funcionamento do sistema. 

Além disso, será disponibilizado um ambiente de testes, em que as empresas terão a oportunidade de visualizar os dados reais que foram declarados por meio do eSocial e de que maneira eles serão mostrados no FGTS Digital, além de simular a emissão de guias.

Com isso, a orientação é que as empresas sigam realizando o recolhimento do FGTS por meio dos sistemas SEFIP/GRRF/Conectividade Social. Ainda, os recolhimentos de meses anteriores ao FGTS digital deverão continuar a ser feitos pelos sistemas da Caixa.

Quais serão as vantagens do FGTS Digital para o DP e o RH?

Como já mencionado, a principal e mais importante vantagem trazida pelo FGTS digital é permitir, por meio da tecnologia, que todos os interessados possam acessar, no mesmo lugar e de forma integrada, o portal para execução de suas tarefas.

Esse é um benefício direto para a área, mas que impacta em um importante processo de transformação dos Recursos Humanos e do Departamento Pessoal, que têm deixado de ser apenas operacional para se tornarem estratégicos. 

A partir dessa vantagem, o governo federal elenca ainda mais uma série de benefícios trazidos pela novidade: 

• Acabar com as burocracias e custos adicionais;
• Reduzir os custos operacionais do FGTS;
• Reduzir as despesas com tarifas pagas à rede arrecadadora do FGTS;
• Digitalizar serviços, agilizando e automatizando procedimentos;
• Levar mais qualidade aos serviços para trabalhador e empregador;
• Integrar ambientes e facilitar o acesso e gestão de informações;
• Trazer segurança, integridade e confiabilidade aos dados e informações armazenados e processados;
• Reduzir a postergação da arrecadação anual do FGTS;
• Disponibilizar informações para direcionar ações e tomada de decisões estratégicas;
• Melhorar a gestão, controle e transparência dos processos;
• Facilitar a comunicação;
• Permitir que todos os envolvidos no processo de recolhimento do FGTS tenham acesso aos dados e informações necessários para o exercício de suas funções.

Como o DP e o RH podem se adequar ao FGTS Digital

É muito importante que gestores de RH, técnicos e profissionais que ocupam cargos operacionais dentro do Recursos Humanos e do Departamento Pessoal fiquem atentos às novidades da área.

Principalmente com o processo de chegada acelerada de novas tecnologias nos setores das empresas, é comum que as novidades cheguem cada vez mais, como é o caso do FGTS digital.

Nesse contexto, é indicado que os gestores estudem o novo portal, aproveitando as oportunidades de testes que serão disponibilizadas em breve, entendam como ele funciona e, afinal, quais são suas facilidades para o dia a dia da área.

Após esse processo, e tendo domínio sobre a novidade, é fundamental preparar um treinamento completo para os profissionais que irão, de fato, operar as funções do site, além de montar uma equipe preparada para tirar dúvidas e auxiliar no que for preciso.

Outra dica é não aguardar que o sistema esteja em pleno funcionamento para apresentar a novidade aos demais funcionários.

Aproveite o tempo de implementação para já falar do FGTS digital para os colaboradores e os incentive a pesquisar e conhecer o assunto. Isso, sem dúvidas, vai facilitar ainda mais o processo de migração para a nova plataforma.

Para ajudar o Departamento Pessoal da sua empresa a começar se adaptar à novidade, veja abaixo duas informações sobre o sistema:

1. Na tela principal do FGTS digital, no campo “Consultas do Empregador”, ao clicar na opção “Consulta FGTS por Vínculo”, é possível consultar todos os colaboradores desligados, afastados e ativos;
2. Pode acontecer de se cadastrar um colaborador no eSocial e ele não aparecer imediatamente no FGTS digital. Isso ocorre porque o trabalhador só aparece no portal FGTS se algum evento relacionado a ele, como folha de pagamento, é enviado ao eSocial.

Não há dúvidas de que o RH e o Departamento Pessoal precisarão de tempo para entender e absorver as mudanças trazidas pelo FGTS digital. No entanto, a expectativa é de que esse novo sistema vai tornar a vida dos profissionais que lidam com esse processo mais ágil e integrada. É mais uma novidade que só reforça os importantes processos de digitalização e automatização pelos quais o setor enfrenta e que tende a impactar cada vez mais positivamente as empresas e o mercado!